引言

“每天都是开不完的会！一多半时间就是在听个别人争吵！” “什么事都喜欢拉一大票人开会，真正发言的倒没几个！” “一个需求改动，计划10分钟的会能聊上两小时！”

在快节奏的软件研发工作中，会议是信息同步、决策制定、问题解决不可或缺的一环。但我们很多时候，感受到的却是会议的低效！据统计，一名软件工程师平均每周要花 12小时 在各种会议上，但其中60%的会议被证明低效甚至无效 。

要如何让会议真正成为协作工具而非时间黑洞？本文，我们将通过介绍高效会议的5P法，拆解会议提效的核心逻辑，摆脱“会海”！

何为5P法？

会议5P法，其实就是我们在召开会议中，需要关注的5个主要方面。把这5方面处理好，那么会议就不会陷入漫无目的、冗长低效的泥潭中。

People：谁该来参会？

案例： 需求澄清会上，只有产品经理和几个核心开发参与了，但测试人员和UI/UX设计师缺席。结果，开发过程中发现需求理解与测试预期不一致，UI/UX设计也与功能实现有偏差，导致后期大量返工。

低效会议的常见问题之一就是 “该来的人没来，不该来的人坐一堆”。所以确保邀请了所有关键且必要的干系人，同时避免无关人员的参与，是会议成功的第一步。

重点考虑如下几点：

• 必要性： 只邀请那些能提供关键信息、参与决策或受会议结果直接影响的人。
• 代表性： 如果团队较大，可以邀请各职能的代表参加。
• 角色清晰： 明确每个人的发言重点和责任。

比如上例需求澄清会中，我们可以确定以下People角色参会：

• 产品负责人 (Product Owner): 阐述需求背景、用户故事、业务价值。
• 开发团队代表 (Development Team Lead/Members): 从技术实现角度提问，评估可行性。
• 测试团队代表 (Test Lead/QA Engineer): 从可测试性角度提问，思考测试场景。
• UI/UX设计师 (UI/UX Designer): 明确用户交互和界面设计细节。
• (可选) 架构师 (Architect): 若需求涉及复杂系统架构调整。

Purpose：为什么开这个会？

案例： 敏捷回顾会变成了“吐槽大会”或“表扬大会”，大家七嘴八舌，但没有聚焦于如何改进下一个迭代的工作流程和协作方式。会议是召开了，但到下一个迭代，存在的问题依旧没有改观。

没有目标的会议，就像失去导航的海上孤舟，很容易迷失航向，难以保证最后驶向何方，最后不了了之。

只有所有参会者都了解会议的目的，才能统一大家的认知，确保讨论不偏离主旨。

而这里目标的设定，也应该注意：

• 目标应具体、可衡量、可达成、相关性强且有时间限制 (SMART原则)。
• 一次会议尽量聚焦于1-2个核心目标，避免议题过多导致失焦。
• 确保所有参会者对会议目标有共同的理解。

比如上面迭代的回顾会，我们就可以将目标进行明确：

• 主要目标： 检视上一个迭代中哪些做得好，哪些方面存在问题，并为下一个迭代制定具体的改进措施。
• 具体子目标：
  • 识别出影响团队效率最高的1-2个障碍点，并制定解决方案；
  • 确定一项需要继续保持的优秀实践。

Process：会议应该怎么开？

案例：测试用例评审会。在会议开始后，大家才拿到厚厚一沓打印好的测试用例，逐条阅读，临时提问。主讲人讲解也缺乏重点，评审人员思路发散，导致会议超时严重，评审效果极差。

如果Purpose是确保航向，那么Process就是会议这艘船的海图。一个清晰的流程能够引导会议有序进行，确保每个议题都得到充分讨论，并能在预定时间内达成目标。

包括会议的议程、时间分配、讨论规则、决策方式等约定。

还是以上面案例来说明，在会前我们就可以约定Process：

• 结构化议程：
  1. 会前准备 (5-10分钟，或会前完成)： 主持人简述评审范围、目标和用例背景。强调测试用例已提前共享，默认参会者已预先阅读。
  2. 重点/疑点用例讨论 (30-40分钟)： 针对预先收集的疑问或标记的重点用例进行集中讨论。限定每个复杂用例的讨论时间。
  3. 总结与确认 (10-15分钟)： 汇总评审意见，明确修改负责人和截止日期。确认用例覆盖度是否达成共识。
• 明确讨论规则： 例如，鼓励建设性意见，避免打断发言，意见不一时如何决策（如少数服从多数，或特定角色最终决定）。
• 时间控制： 为每个议程环节设定预估时间，并严格执行。

Product：会议的成果是什么？

案例：版本发布计划会。在会议中，大家讨论了许多关于新版本的功能设想和潜在风险，但没有形成明确的发布范围、优先级和责任人。会后大家对“新版本到底要做哪些功能”依然模糊不清。

首先澄清一个误区，并不是会议开完，产生了会议纪要就叫做会议有了输出。 一个会议真正的成果应该是可转化为下一步行动的共识，并且是可追溯的。它可以是决策、行动计划、解决方案、共识记录、更新的文档等。没有明确的产出，会议就等于白开。

以上面案例来说，明确的交付物可以是：

• 确定的发布范围： 一份清晰的功能列表 (Features List) 或用户故事 (User Stories)，并且有优先级的区分。
• 初步的时间表： 关键里程碑和预计的发布日期。
• 明确的责任分工： 每个主要模块或任务的负责人。
• 已识别的风险及应对措施： 记录潜在风险和初步的缓解计划。
• 会议纪要： 包含以上所有内容，并明确后续的跟踪事项。 是会议成果的书面记录

Pitfall：预计的风险是什么？

Pitfall指的是“在会议过程中，可能会遇到哪些潜在的问题或障碍？我们如何预防或应对？”

一些常见的会议风险点及应对思路

• 议题过于发散，讨论跑题：

  • Pitfall: 参会者可能对某个细节过度深究，或引入不相关的议题。
  • 应对 (结合Purpose & Process): 主持人需时刻谨记会议核心目标，温和地将讨论拉回正轨。可以设置“停车场”（Parking Lot）机制，记录临时想到的但与当前议题无关的点，会后再讨论。

• 关键人物缺席或迟到：

  • Pitfall: 核心决策者或信息提供者未能按时参与，导致会议无法有效推进。
  • 应对 (结合People): 提前与关键人物确认时间，发送会议提醒。若临时缺席，评估是否可以继续，或调整议程，或重新安排会议。

• 少数人主导发言，其他人沉默：

  • Pitfall: 可能导致信息不全面，决策有偏。
  • 应对 (结合Process): 主持人应有意识地邀请沉默的参会者发言，或采用轮流发言、匿名收集意见等方式，确保每个人都有贡献的机会。

• 准备不足，信息不对称：

  • Pitfall: 参会者未提前阅读材料，导致会上花费大量时间同步基础信息。
  • 应对 (结合Purpose & Product): 提前将会议材料（如需求文档、设计稿、待评审用例）清晰地发送给参会者，并明确要求他们会前阅读和准备。

• 没有明确的行动计划和跟进：

  • Pitfall: 会议讨论热烈，但没有落实到具体行动，最终不了了之。
  • 应对 (结合Product): 会议结束前，务必总结行动项、责任人和截止日期，并明确后续如何跟踪进展。

总之，提前思考潜在的风险，并准备好应对策略，可以有效避免会议被意外情况打断或偏离轨道，确保会议顺利进行并达成预期目标。

总结

通过以上结合案例的5P法介绍，要高效地完成一个会议，通过5P法，可以有效避免会议失控。它的核心逻辑其实就是：

“用结构化的方法去对抗人性的随意”

• People (合适的与会人)： 确保正确的人在场。
• Purpose (明确的目标)： 清楚为何而来，去往何方。
• Process (清晰的流程)： 规划好路径，有序前行。
• Product (期望的产出)： 带着成果离开。
• Pitfall (预估的风险点)： 规避障碍，顺利抵达。

我之前介绍敏捷四会的相关文章中，相关的实践也反映了5P法的核心逻辑，推荐大家可以参照阅读~